POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S.

Elaborada en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones concordantes expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

1. Introducción y marco normativo

SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S. (en adelante, "la Empresa"), en su calidad de sociedad dedicada a la prestación de servicios de asesoría digital, reconoce la importancia de proteger los datos personales de sus clientes, usuarios, empleados, proveedores y demás terceros con quienes interactúa en desarrollo de su objeto social. En consecuencia, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, "la Política"), en cumplimiento de lo dispuesto en:

• El artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho fundamental al habeas data.
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• El Decreto Reglamentario 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Título 2, Capítulo 25).
• Las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en particular la Circular Externa 002 de 2015 y la Circular Externa 005 de 2017, referentes a transferencia internacional de datos y otras disposiciones.
• Las demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

Esta Política aplica a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Empresa, ya sea como Responsable o como Encargado del Tratamiento, en el marco de la prestación de sus servicios. 

2. Definiciones

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Habeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o
• suprimir la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la Ley y demás normatividad aplicable. 
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos, entre otros).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso, la Empresa.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal. 
• Base de datos automatizada: Conjunto organizado de datos de carácter personales, los cuales son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.  
• Base de datos no automatizada: Conjunto organizado de datos de carácter personal, creados, tratados y/o almacenados de forma manual. 
• Cesión de datos: Tratamiento de datos personales que supone su revelación a una persona
• diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario. 
• Custodio de la base de datos: Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de SOLUCIONES INTEGRALES 

3. Principios rectores del Tratamiento de datos

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, la Empresa dará cumplimiento a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y demás disposiciones aplicables.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada previamente al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Principio de transparencia: Se garantiza al Titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución; los datos personales no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

4. OBJETIVO GENERAL 

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley 1581 del 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas de los complementen o modifiquen.

Toda situación que no se encuentre prevista en la política, se reglamentará de conformidad con la normativa aplicable sobre protección de datos personales.

5. Datos personales objeto de Tratamiento y finalidades 

En desarrollo de su actividad de asesoría digital, correspondiente a la actividad económica 7490 “Otras actividades profesionales, científicas y técnicas n.c.p." podrá recolectar, almacenar, usar y en general dar Tratamiento a los siguientes datos personales:

5.1. Categorías de Titulares y datos 

• Clientes y prospectos: nombre, identificación, datos de contacto (correo, teléfono, dirección), información de la empresa que representan, datos de facturación y pago.
• Usuarios de sitios web, plataformas y canales digitales: datos de navegación, cookies, dirección IP, identificadores de dispositivo, preferencias de uso.
• Empleados y contratistas: datos de identificación, contacto, información laboral, académica y, cuando sea estrictamente necesario, datos sensibles como los relativos a salud, previa autorización expresa.
• Proveedores y aliados: datos de identificación, contacto y de la relación comercial.

La Empresa no recolecta ni trata datos sensibles ni datos de menores de edad, salvo que ello resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de sus finalidades y se cuente con la autorización correspondiente, en los términos y con las excepciones previstas en la ley.

Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades:

• Ejecutar, administrar y desarrollar los contratos y/o relaciones comerciales derivadas de la prestación de servicios de asesoría digital.
• Contactar a los Titulares para efectos de gestión comercial, atención de solicitudes, quejas y reclamos, y envío de información relacionada con los servicios.
• Realizar actividades de mercadeo, promoción, envío de boletines, invitaciones a eventos y comunicaciones sobre productos o servicios propios o de terceros aliados, siempre que exista autorización del Titular.
• Elaborar estudios, estadísticas, reportes internos y análisis de mercado para la mejora de los servicios ofrecidos.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y regulatorias.
• Gestionar procesos de selección, vinculación y administración de personal, cuando el Titular sea empleado o candidato.
• Administrar la seguridad de las plataformas, sitios web y sistemas de información de la Empresa, incluido el uso de cookies y herramientas de analítica web.
• Transferir y/o transmitir datos a terceros encargados que presten servicios tecnológicos, de almacenamiento en la nube, contables, jurídicos o de mercadeo por cuenta de la Empresa, dentro o fuera del territorio nacional, en los términos permitidos por la ley.

6. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informados por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Deberes de la Empresa

En su calidad de Responsable del Tratamiento, SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S. se compromete a:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar la autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información, atendiendo los requerimientos y solicitudes de los Titulares.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados dentro de los términos legales.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y de esta Política.
• Registrar las bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC, cuando así lo exija la normatividad vigente.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.

8. Procedimiento para el ejercicio de los derechos (consultas y reclamos)

8.1. Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S., dirigiendo su solicitud al correo electrónico solucionesintegralesappssas@gmail.com. La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o adviertan el presunto incumplimiento de la normatividad vigente, podrán presentar un reclamo ante la Empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a la Empresa, con identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y documentos que se quieran hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique 'reclamo en trámite' y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S. ha designado un área y/o responsable encargado de dar trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos personales, así como revocar la autorización otorgada, la cual podrá ser contactada a través de:

• Correo electrónico: solucionesintegralesappssas@gmail.com
• Teléfono: 3133400636

10.  Medidas de seguridad

SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para proteger la información personal contra riesgos de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, tales como controles de acceso a la información, protocolos de seguridad de la información, copias de seguridad, cifrado de información sensible, acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros, y capacitación periódica al personal en materia de protección de datos.

11. Transferencia y transmisión internacional de datos

En caso de que la Empresa requiera transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados fuera del territorio colombiano —incluyendo el uso de herramientas y proveedores tecnológicos con servidores en el exterior—, dicha transferencia se realizará dando cumplimiento a lo establecido en los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012, verificando que el país de destino ofrezca niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, o mediante la suscripción de los contratos de transmisión y/o cláusulas contractuales que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones aquí previstos.

12. Vigencia y período de conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como durante los términos legalmente establecidos para atender eventuales responsabilidades legales, contractuales, contables o tributarias. Una vez cumplida dicha finalidad y vencidos los términos legales aplicables, los datos serán suprimidos de las bases de datos de SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S., salvo obligación legal en contrario. La presente Política rige a partir del 15/septiembre/2026 y permanecerá vigente mientras exista una base de datos que contenga datos personales sujeta a Tratamiento por parte de la Empresa.

13. Modificaciones a la Política

SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento, con ocasión de cambios normativos, jurisprudenciales o en sus propias prácticas de Tratamiento de datos personales. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares a través de los canales de contacto habituales o publicado en el sitio web https://solucionesintegralesapps.com/, con anterioridad a su aplicación.

14. Autorización TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  

SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S. requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato, para efectuar su recolección y tratamiento indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para ello mecanismos idóneos que permitan conservar prueba de la autorización. La misma podrá ser consultada en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. 

SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S. le informara de manera clara y expresa al titular de los datos personales lo siguiente: 

a) El tratamiento el cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad. 

b) Los derechos que le asisten como titular 

c) Identificación, dirección, correo electrónico y teléfono de SOLUCIONES INTEGRALES APPS S.A.S.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: 

• Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
• Cuando se trate de datos de naturaleza publica debido a que estos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma. 
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas. 
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.  
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada. 

15. COOKIES 

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Las cookies son pequeños archivos de información que permiten acceder a determinadas páginas web para almacenar y recuperar información sobre la navegación de los usuarios. A través de ellas, las páginas recuerdan información sobre las visitas, los productos que buscan, y el perfil de los usuarios, con la finalidad de proporcionar una experiencia más segura en la navegación. Son leídas únicamente por el sitio web que las creo. 

15.1. De acuerdo con sus finalidades, pueden clasificarse de la siguiente manera: 

• Propias o de terceros: las propias tienen su origen en el propietario de la página web, las de terceros son generadas por servicios o proveedores externos. Estas últimas sirven para recopilar información relevante de los usuarios con la finalidad de elaborar perfiles de usuarios para poder crear publicidad personalizada.
• De sesión: Los datos únicamente serán recolectados mientras el usuario se encuentre navegando por la página web.
• Persistentes: Los datos son recolectados por un tiempo determinado.
• Técnicas: Permiten recolectar el tráfico y comunicación de datos.
• Seguridad: Protege accesos no autorizados. 
• Personalización: Permiten a los usuarios acceder de acuerdo con las características propias que se recopilan de acuerdo con el modelo de navegación
• Analíticas: Permiten crear un perfil del usuario de acuerdo con su comportamiento, con la finalidad de detectar hábitos de navegación y mejorar la página web.
• Publicitarias: Recopilan datos sobre la gestión de los espacios publicitarios. 

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• Analíticas y optimización Se utilizan para mejorar experiencias y hacer análisis en la optimización del negocio. 
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